”Min största utmaning är att jag är så otålig.”
En före detta restaurangchef som vill hjälpa sina kollegor att göra ett bättre jobb, som tycker det är hennes eget ansvar att allt fungerar, men som också inser att hon ibland kan hålla lite väl högt tempo på digitaliseringsresan. Möt Malin Wiman på Stockholms Hamnar.
En engelsk pub är kanske inte den vanligaste platsen för den här typen av intervjuer, men våren 2020 är ju inget sig likt. Som så många andra jobbar Malin Wiman hemifrån just nu, och därför möts vi på Oliver Twist istället för i ett konferensrum på Stockholms Hamnar.
Fast det är klart, hade inte ödet styrt henne i riktning mot hamnen så kunde krogen ha varit Malins arbetsmiljö än i dag. Som ung småbarnsmamma jobbade hon som restaurangchef, men efter föräldraledigheten hade situationen på hennes dåvarande arbetsplats förändrats och hon blev uppsagd på grund av arbetsbrist.
– Jag läste ekonomi, marknadsföring och IT för att skola om mig, och genom Kunskapslyftet fick jag tio veckors praktik på Stockholms Hamnar. Så det var en ren slump att jag hamnade här, berättar hon.
Praktiken ledde vidare till ett vikariat, och när det i sin tur var slut ville inte Stockholms Hamnar och Malin släppa taget om varandra. Som tur var fanns det en lucka som behövde fyllas: hamnen hade idéer för hur Portit-systemet skulle kunna utvecklas och insåg att det behövdes en intern samordnare.
Drygt 20 år senare har den dåvarande bebisen hunnit flytta hemifrån, och det står systemförvaltare istället för Portit-samordnare på Malins visitkort. Men hennes viktigaste uppdrag är fortfarande detsamma: se till att Stockholms Hamnar använder Portit så effektivt som möjligt, och säkerställa att det utvecklas nya funktioner vartefter behoven förändras. En riktig spindel-i-nätet-roll alltså, som ska brygga över dels mellan användarna ute i verksamheten och IT-proffsen, dels mellan interna funktioner och externa leverantörer.
Malin Wiman, systemförvaltare på Stockholms Hamnar
Fler funktioner
– Mitt ansvar är att det ska funka. Det kan vara frustrerande ibland när de olika parterna inte riktigt förstår varandras perspektiv, men det är också en rolig utmaning att få dem att förstå. ’Om du lägger in fel här i början så händer det här i systemet, och då blir det så här längre bort i kedjan …’
Malin ger några exempel på funktioner i Portit som har tillkommit under årens lopp. Alla slussningar till exempel, när en grusbåt eller fritidsbåt passerar från Saltsjön till Mälaren, som måste registreras så att hamnen lätt kan få fram rätt statistik om passeringarna.
– När jag började hade vi stenciler där varje passage noterades för hand, och i slutet på året var det en hel låda full med stenciler där alla streck skulle räknas ihop. Då var det en hamnstyrman som tyckte att det där var ju idiotiskt – och det tyckte Lena som satt och räknade strecken också! – så numera finns det en flik där slussningarna registreras direkt när de sker och räknas ihop automatiskt, säger Malin.
Alltid bråttom
Annat som byggts på under årens lopp är funktioner för att hålla ordning på de fartyg som ligger still vid kaj under en längre tid, så att rätt data för hyror och elförbrukning går in i systemet och kommer ut som korrekta fakturor i andra änden. Kunderna har också eget inlogg till en webbplats där de kan följa sin förbrukning löpande.
Men även om mycket har tillkommit tycker Malin att takten gärna kunde vara ännu högre, och hon medger glatt att hennes största utmaning är att hon alltid har bråttom.
– Jag vill hela tiden utveckla fortare och digitalisera mycket mer. Inport brukar anordna användarträffar där vi får höra om en massa spännande saker, och för tre träffar sedan kom jag hem och bara ’jaa, det finns ny hamnportal, det är så häftigt, kom igen!’ Och så stannar det upp för jag är alldeles för långt fram, de som inte var med på träffen kan ju inte förstå direkt vad det handlar om. Nu äntligen ska vi också börja med hamnportalen vilket är jättebra.
Fokus på hamnportalen
När jag träffar Malin är det bara några veckor kvar till en stor förändring för Stockholms Hamnar, som även kommer att påverka hennes jobb i hög grad. I början av maj ska den stora containerterminalen i Frihamnen, som legat på samma plats i nästan 50 år, flytta till Norvik utanför Nynäshamn för att ge plats åt bland annat 1 700 nya bostäder.
– Jag är lite glad över det där faktiskt, för containerhanteringen är den mest komplicerade biten. Det är så mycket som ska hända i systemet med alla laströrelser, hyror, elkopplingar och tullklareringar, och så ska det debiteras och bli rätt. Det har tagit upp en stor del av min vardag, säger hon.
Utan containerterminalen ser Malin fram emot att kunna fokusera på den nya hamnportalen, och att underlätta tillvaron för Stockholms Hamnars trafikledare genom att ge dem bättre överblick över allt som sker i och runt hamnen.
– Säg att du har ett hamnområde där vi vet att det kommer att ligga två båtar i dag. På kajen kanske de håller på och gräver, eller så har någon ställt upp en maskin. Eller så är Stockholm Marathon på gång, vilket kan vara bra att veta eftersom det kan ta extra tid att ta sig från en del av hamnen till en annan. Det är verkligen inte bara anlöpen som trafikledarna behöver ha koll på. I dag sitter de med flera olika skärmar framför sig, men jag vill att det ska bli enklare för dem genom att allt finns i samma system.
Vi avrundar diskussionen med att Malin får leka jultomte. Om resurserna var obegränsade och alla hakade på hennes idéer blixtsnabbt – vad skulle då bli nästa utvecklingssteg?
– Åh, då skulle jag vilja jobba vidare med agentportalen för att effektivisera processerna. Trafikledarna ska övervaka att fartyg som anmäls i Sjöfartsverkets databas finns i Portit och att beställningar och lastrapportering i agentportalen är korrekta. De ska kunna följa vad som händer i realtid genom att de återrapporteras i en mobilapp av den som utför tjänsten. Och detta är bara början… Om jag får bestämma är det bara fantasin, och nyttan såklart, som sätter gränserna, avslutar Malin Wiman.
