En katt bland hermelinerna? Eller kanske snarare en hermelin bland katterna? Coops kampanjsystem har en helt egen ställning inom företaget, och hanterar väldigt mycket mer än bara kampanjer.

Coop är en av Sveriges absolut största aktörer inom dagligvaruhandeln. De 648 butikerna ägs av olika konsumentföreningar, medan ’Coop Sverige’ skapar förutsättningar för att butikerna ska fungera genom att säkerställa att de har varor att sälja. Detta gör man dels på en marknadsavdelning, dels på avdelningar som väljer ut vilka varor som ska erbjudas och till vilka priser, planerar kampanjer, förhandlar med leverantörer och sköter hela logistiken så att rätt varor kommer ut till rätt ställe.

För att hantera den mångfacetterade verksamheten inom Logistik och Inköp & Kategori, som avdelningarna heter, har man under årens lopp samlat på sig ett stort antal IT-system. Som ofta sker blev floran av system, leverantörer och förvaltningsmodeller med tiden ohållbart stor, och för tio år sedan togs ett rejält grepp som ledde till att det numera är en och samma leverantör som driftar nästan samtliga system.

Men inte riktigt alla

CKS, Coops KampanjSystem, ligger vid sidan av allt annat IT-stöd och är ett av få system som hostas av producenten själv – i det här fallet Stamford. 

– Ja, CKS sticker ut, men det är också ett annorlunda system. Nästan alla våra andra verktyg är standard medan CKS bygger mycket på egenutveckling. Och vi har ett väldigt gott samarbete med Stamford som leverantör, berättar Björn Junebrink som är ansvarig för verksamhetsstödet inom Inköp & Kategori på Coop Sverige.

Vad är det då som är så speciellt med CKS? Till att börja med är namnet nuförtiden missvisande. Systemet utvecklades visserligen som ett kampanjverktyg i början av 2000-talet, men har i dag vuxit till att vara en central nod för hantering av kampanjer, priser, artiklar och sortiment. 

Proaktivt system

Processen startar med att marknadsavdelningen planerar vilket utbud Coop ska ha under var och en av årets 52 veckor. Den informationen läses sedan in i CKS och blir basen för det fortsatta arbetet i detta verktyg. Björn förklarar hur det går till: 

– Kampanjavdelningen tittar på rubrikerna och börjar klä dem i artiklar, det vill säga vilka varor som ska höra till respektive temaperiod, och sedan börjar de förhandla. Leverantörerna offererar genom systemet, ’vi är beredda att betala så här mycket i annonskostnader, ni kan få de här rabatterna’. 

Att leverantörerna själva kan gå in i systemet fanns inte med från början utan är något som har utvecklats under resans gång. En annan funktion som tillkommit är att systemet har blivit proaktivt, så att det numera ger förslag på hur mycket varje butik bör beställa av olika varor. CKS skickar även vidare information till exempelvis logistiksystemet, till Coops prognosverktyg, och till ett bildverktyg så att rätt butiksskyltar skapas kopplat till de olika kampanjerna.

– Det är fantastiskt att det går att integrera så mycket nuförtiden, men det betyder också att varje gång vi gör en förändring i CKS måste vi säkerställa att inget förändras i de andra systemen. Det är ju jätteviktigt att prognoserna till exempel får rätt input, säger Björn.

Långt samarbete höjer kvaliteten

Utvecklingsarbetet bedriver Björn och hans kollegor i nära samverkan med Stamford. Han beskriver en väl genomtänkt process där önskemål från såväl IT-avdelningen som verksamheten vägs in, och där det långa samarbetet i sig ökat förutsättningarna att ständigt höja kvaliteten.

– Eftersom vi jobbat tillsammans så länge är Stamford väldigt initierade i hur vi fungerar: vår verksamhet, vår uppbyggnad, våra processer… Och eftersom vi slipper en tredje part får vi en väldigt fri miljö att jobba med releaser. Det är vi som driver förändringen.

Björn ser fördelar av att Stamford är en del av Addnode-koncernen, och att detta har breddat företagets kompetens. 

– När vi stått inför någon teknisk utmaning så har utvecklarna sagt ’jag ska kolla’, och så kommer de tillbaka med en lösning efter att ha pratat med kollegor någon annanstans inom Addnode. Jag anar att det kan hända ännu mer spännande saker när de fortsätter att dra nytta av varandra inom koncernen. Det märks på utvecklarna som personer också, att de tycker det är kul att se nya möjligheter, avslutar Björn Junebrink.