Hög digitaliseringsgrad kombinerad med en lika hög servicegrad. Det är framgångsreceptet för en bostadsrättsförvaltare enligt Pontus Gunnarsson på Mälardalens Bostadsrättsförvaltning.

Det finns runt 25 000 bostadsrättföreningar i Sverige, och det är ganska få av dessa som hanterar sin egen ekonomiadministration. Betydligt vanligare är att man är ansluten till exempelvis HSB, Riksbyggen, SBC – eller Mälardalens Bostadsrättsförvaltning (MBF), som med sina 500 uppdrag inte är en av de största drakarna i branschen men betydligt större än många småförvaltare med kanske ett hundratal medlemmar.

Vd Pontus Gunnarsson har lång erfarenhet av branschen och ser att digitaliseringen har förändrat förutsättningarna i förvaltaruppdraget. Till exempel berättar han hur det gick till att få ut hyresavier för 20 år sedan, när MBF printade ut dem själva.

Långsamma uppdateringar

– Det var sådana där skrivarpapper med matningsband på sidorna, som man sedan skulle klippa och sortera. Ordförande i de olika föreningarna kom upp på kontoret och hämtade sina buntar, och så gick de och delade ut i brevlådorna hemmavid, säger Pontus och småler vid minnet. 

På den tiden gjordes också alla uppdateringar över natten. Den som satt och jobbade med ett bokslut och gjorde en bokföringsorder med omföringar fick inte veta förrän dagen efter om han eller hon gjort rätt. Och hade det blivit fel tog det ytterligare en natt innan rättelsen slog igenom.

För MBF:s del togs det stora klivet in i ett mer modernt hanteringssätt runt 2004–2005. De största förvaltarna hade börjat digitalisera sina verksamheter alltmer, och även om MBF:s kunder ännu inte efterfrågade digitala tjänster i någon större utsträckning så kände Pontus på sig att det här skulle bli ett viktigt konkurrensmedel i framtiden.

– Det var en riktig ’game changer’ när Stamford kom in och alla uppdateringar plötsligt gjordes momentant, och när det gällde att producera hyresavier hade Stamford en betydligt bättre lösning eftersom de var uppkopplade direkt mot Posten.

Viktigt konkurrensmedel

Så här 20 år senare är det förstås ingen som blir särskilt imponerad av att en leverantör kan erbjuda snabba uppdateringar och är uppkopplad mot andra aktörer. Nej, det är andra saker som gjort att MBF stannat kvar som kund, och Pontus inser med ett skratt att han faktiskt har samarbetat med Conny Rexed på Stamford längre än han känt sin nuvarande fru.

– Conny och gänget har kommit med många idéer under resans gång och vi har också varit en aktiv kund som ställt krav, så vi utvecklar verkligen systemet tillsammans. Jag gillar det sättet att jobba, säger han.

Och profetian om att digitala tjänster skulle bli viktiga i konkurrensen har slagit in med besked.

– Det är något av det första kunderna frågar i dag. ’Vilka funktioner har ni i kundportalen?’ ’Hur kommer ni att underlätta vårt styrelsearbete?’ Trycket från kunderna har ökat dramatiskt. Det märks särskilt tydligt i Stockholmsområdet, där den lokala närvaron inte är lika viktig när bostadsrättföreningarna ska välja förvaltare. Det intressanta är vilken servicegrad vi kan erbjuda.

Pontus betonar dock att ’servicegrad’ aldrig kan översättas direkt med ’digitaliseringsgrad’. En funktionell digital service är basen, men sedan är det också viktigt att bygga goda personliga relationer med kunderna och se till att de känner sig omhändertagna. Till exempel försöker de kundansvariga ekonomerna på MBF alltid att vara med på sina respektive föreningars årsmöten.

Tror på röststyrning

I framtiden ser Pontus förstås en fortsatt digitalisering, men utöver det?

– De viktigaste tjänsterna ligger i kundportalen redan i dag, men jag tror att den kommer att bli alltmer lättanvänd och intuitiv i framtiden. Röststyrning tror jag mycket på, det är bara i sin linda ännu. I framtiden kanske du inte går in i en kundportal alls utan du loggar in och sedan frågar du det du vill veta. ’Finns det någon som ligger efter med månadsavgiften?’ eller ’Har jag fått några nya fakturor?’. Och systemet svarar ’Kalle i lägenhet 52, han har släpat efter i två månader nu’ eller ’Ja, du har en faktura från Mälarenergi och en från det kommunala renhållningsverket, vill du attestera dem nu?’. Det skulle vara riktigt smidigt, säger Pontus Gunnarsson.