Med en app i den egna telefonen kan hamnarbetarna i Norrköping numera få sina arbetsorder, anmäla intresse för övertid, ansöka om semester och beställa mat – var de vill och när de vill. I bakgrunden är Docker-appen hopkopplad med affärs- och verksamhetssystemet Portit, vilket har förenklat personaladministrationen i hamnen enormt.

Det finns två arbetsuppgifter som Tommy Andersson, produktionsplanerare på hamnen i Norrköping, är väldigt tacksam att han kommer slippa i framtiden.

Den ena är att varje dag läsa in ett evighetslångt meddelande på hamnens automatiska telefonsvarare. ”Uttagning till arbete tisdag 18 april. Vi börjar med L-båt Pampus P6, Linus är arbetsledare. Nummer 5157 är luckbas, 125 tar knaxen, 101 tar dragaren…”. Och så vidare och så vidare, tills alla stuveriarbetarna fått veta vilken av alla terminaler och båtar de ska jobba på just den dagen.

Den andra uppgiften är att ringa runt till alla som glömt att fylla i matbeställningen när de ska jobba extra. ”Hej, jag ser att du ska jobba övertid i kväll, vad vill du äta?” ”Jaa… vad finns det?” ”Köttbullar eller falukorv.” ”Okej, då tar jag köttbullarna.” Nästa person på listan. ”Hej, jag ser att du ska jobba övertid i kväll, vad vill du äta?” ”Vad finns det?” Och så vidare, och så vidare.

Det som har räddat Tommy från de här monotona och tidskrävande arbetsuppgifterna, och samtidigt gjort livet enklare för många av hans kollegor, är en app. I alla hamnarbetarnas telefoner finns numera Docker installerad, och med hjälp av den kan de inte bara beställa mat och få veta var de ska jobba, utan även ansöka om semester, anmäla vabb, och berätta ifall de är intresserade av att jobba över någon dag.

– Tidigare var det lappar till höger och vänster, vissa skulle samlas ihop och andra skulle faxas, så det var rena turen om man fick med allihopa, minns Tommy.

Tillsammans med Rickard Stensson, digitaliseringsansvarig på hamnen, satte han ihop en kravlista med allt som de ville hitta en bättre lösning för. Både Rickard och Tommy hade jobbat många år i hamnen själva innan de började på kontoret, vilket innebar att de hade lätt att se den blivande appen både som användare och administratörer. De hade också med sig en förman och två hamnarbetare i arbetsgruppen för att säkerställa att alla perspektiv täcktes in.

– Det vi visste från början var att vi vill ha en koppling mot Portit, så att vi skulle slippa göra dubbelregistreringar. Portit är ett system som vi använder för produktionen i hamnen med alla båtar, som terminalsystem för att hålla ordning på alla pappersrullar, virkespaket, containrar och allt vad det kan vara, men också för fakturering och resursplanering, berättar Rickard.

När projektet att ta fram appen drog igång tillsammans med Stamford hade projektgruppen täta avstämningsmöten, vilket Rickard ser som en stor del i framgångsreceptet.

– Hade vi inte haft de här mötena hade det märkts i slutet, jag menar om Stamford skulle ha byggt ett helt färdigt system utifrån vår lösningsbeskrivning. Nu hade vi en dialog hela tiden och kunde snabbt styra om när det behövdes. Till exempel blev det först ett missförstånd om extrapersonalen så de kunde inte beställa lunch i appen, men när vi förklarade att de också skulle med så ändrade Stamford direkt.  

Efter ett drygt halvårs arbete var det så dags att välkomna hamnarbetarna in i Docker, och Rickard och Tommy började med att ge alla en ordentlig utbildning om hur systemet fungerar. Den första funktionen som lades ut var lunchbeställningen, och när jag frågar om det bara råkade bli så eller om det var ett medvetet val tittar de på varandra och flinar lite. Nej, det var förstås ingen slump att det första som ovana app-användare skulle lära sig dels var enkelt och dels hade en tydlig morot inbyggd – har man inte lagt sin lunchorder 9.30 blir det ingen mat den dagen.

– För de yngre var det här inget problem, de förstod direkt hur Docker fungerar och hjälpte till att visa de andra. Från de som var mer motsträviga fanns det synpunkter på att man skulle använda sin egen surf, så då införde vi gratis wifi på hela området. Det finns också stationära datorer och surfplattor i väntsalarna om man inte vill använda sin egen telefon, men de används inte särskilt mycket, berättar Rickard.

Vi åker ner till en av väntsalarna där Filip Stensson och hans kollegor just har avslutat dagens lunch. Med åtta år i hamnen hade Filip lång erfarenhet av de gamla arbetssätten när Docker infördes, och han ser många fördelar med att använda appen istället.

– Det är en bra uppgradering mot innan när det var mycket papper och penna. Smidigheten, att det alltid är tillgängligt, jag behöver inte ner här och skriva på någon lista när jag vill sätta upp mig på övertid. Jag har ju barn på förskola så det blir vabb och lite sånt med, och så beställa mat förstås. Det blir lättare att planera, säger han. 

Tillbaka på kontoret lämnar vi app-gränssnittet och tittar på hur systemet ser ut bakom kulisserna, det vill säga när Tommy ska samla ihop och bearbeta informationen som hamnarbetarna har lagt in. Arbetsplaneringen speglas hela tiden mellan Docker och Portit, och de olika stegen i kedjan ansökt – godkänt – bekräftat markeras med färgkoder som gör det lätt att få en överblick.

– Här ser jag vilka som har lagt in sina ansökningar, jag har tagit bort det som redan är godkänt. Om jag går in på ”jobbar på” till exempel Saga Viking ser jag exakt vilka som jobbar på den båten. Och behöver jag hitta några som vill jobba övertid ser jag direkt att vi har ett bekräftat gäng här för fyra timmars övertid, så då kan jag låsa arbetsordern, förklarar Tommy.

Så, blev Docker som Rickard och Tommy hade tänkt sig eller är det något de saknar? De tittar på varandra och funderar.

– Det skulle vara utskicksfunktionen i så fall. Jag kan göra ett allmänt utskick via Docker antingen till hela kollektivet eller till alla inklusive extrapersonal, men det vore smidigt om jag kunde välja ut vissa grupper och skicka ett meddelande bara till dem, säger Tommy Andersson.

Rickard Stensson håller med.

– Ja, riktade utskick vore bra, och vi har också pratat om att få in lönebeskeden. Sedan tror jag att vi kommer komma på andra saker vartefter, det blir ju så när man gör en sådan här förändring. Men i det stora hela har vi kommit en rejäl bit framåt.